Gestão documental do escritório contábil em ano eleitoral

Publicado em

23 de junho de 2026

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Da Redação

Escritórios de contabilidade que atendem muitos clientes convivem o ano inteiro com um desafio operacional silencioso: receber, conferir e organizar documentos que chegam por WhatsApp, e-mail, drives pessoais e links avulsos. Sem um canal estruturado, cresce o risco de perda de arquivos, duplicidade de versões e dificuldade de localização, e esse risco se intensifica sempre que o volume documental aumenta.

Em 2026, esse volume tem um pico previsível. A temporada de prestação de contas coloca escritórios contábeis diante de prazos definidos e de uma quantidade expressiva de documentos por cliente: notas fiscais, contratos com fornecedores, extratos bancários, comprovantes de pagamento, relatórios de gastos e documentos de encerramento. Cada conjunto precisa estar conferido e rastreável antes das datas de envio, e não nos dias que as antecedem.

O problema, na prática, raramente é técnico ou jurídico. É logístico. E tende a se agravar na mesma proporção em que cresce o número de clientes atendidos ao mesmo tempo.

No contexto eleitoral, em que esse volume atinge o pico, o desafio fica ainda mais evidente. Para Edivan Miranda, instrutor de contabilidade eleitoral do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRC-SP), especialista em prestação de contas eleitorais e partidárias e diretor da EIG Assessoria Contábil, a questão é estrutural. “Quando a campanha começa, os documentos começam a chegar de todos os lados. Se o escritório não tem uma estrutura pronta para receber e separar tudo por candidato desde o primeiro dia, os últimos dias antes do prazo viram uma operação de resgate, e é aí que os erros aparecem”, afirma.

Para ele, a conferência cruzada entre extratos bancários e documentos comprobatórios é o ponto mais crítico. “Cada entrada de dinheiro nas contas bancárias de campanha precisa ter documentação comprovando a origem dos recursos. Fazer isso manualmente com vários candidatos, usando arquivos espalhados em conversas de WhatsApp, é inviável sem retrabalho”, completa.

A percepção reflete um movimento mais amplo no setor. Para Karoline Ribeiro, executiva de negócios da SEPTE com passagem pelo setor contábil, a busca por organização não é novidade para quem acompanha a maturidade tecnológica das empresas de contabilidade. “O setor de contabilidade possui altíssimo grau de evolução tecnológica e é hoje um dos mais focados em melhorias digitais”, observa.

Segundo a executiva, a procura por ambientes centralizados de recebimento e controle de documentos cresceu de forma consistente dentro da base de clientes da empresa à medida que os períodos de maior volume se aproximam. Para a SEPTE, é um sinal de que os escritórios passaram a tratar a organização documental como parte da operação, e não como tarefa de última hora.

Algumas medidas ajudam a reduzir os riscos operacionais quando o volume de documentos aumenta. A primeira é definir um canal único de recebimento por cliente, com registro de quem enviou, o que enviou e quando. Outra é padronizar a estrutura de pastas, separando os documentos por cliente e por categoria, como receitas, despesas, contratos, extratos e encerramento. Também vale estabelecer regras de nomeação de arquivos, com identificação clara de cliente, fornecedor, data e natureza do documento. O controle de permissões de acesso garante que cada pessoa visualize ou envie apenas os documentos pertinentes à sua função, prática também alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados. A conferência cruzada entre extratos e documentos comprobatórios deve ser periódica, sem se concentrar nos dias finais. Por fim, antecipar a coleta documental, orientando os responsáveis com o máximo de antecedência, evita o acúmulo de última hora.

Tratada dessa forma, a organização documental deixa de ser uma etapa administrativa de fim de processo e passa a funcionar como uma camada de governança que reduz o retrabalho e preserva a rastreabilidade das informações ao longo de todo o período.

Orientações práticas sobre como organizar os arquivos recebidos durante a prestação de contas estão reunidas em um guia no blog da SEPTE, disponível no site.

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Economia

Receita cancelará dívidas de MEIs vencidas até esta sexta-feira

Publicados

6 horas atrás

13 de novembro de 2026

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Da Redação

As dívidas de contribuição previdenciária dos Microempreendedores Individuais (MEIs) com vencimento até esta sexta-feira (13) serão perdoadas automaticamente pela Receita Federal , informou o órgão. O procedimento não exige pedido do contribuinte.

Para manter o benefício, porém, quem continuar enquadrado como MEI deverá pagar em dia os boletos mensais do DAS entre janeiro e junho de 2027. A remissão foi estabelecida pela Lei Complementar 238/2026 , que perdoou as dívidas dos microemprendedores e aumentou o teto da categoria .

A lei começará a valer em 1º de janeiro de 2027. Até 31 de dezembro deste ano, as dívidas e os parcelamentos continuam ativos.

O que será perdoado?

O benefício abrange a parte da contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) incluída no Documento de Arrecadação do Simples Nacional do MEI (DAS-MEI), desde que o vencimento tenha ocorrido até 13 de outubro de 2026. Em geral, isso corresponde às contribuições referentes aos meses até agosto de 2026.

O perdão inclui juros e multas, mas não elimina todos os valores cobrados no boleto.

A Receita alerta que continuam devidos o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS). Esses tributos fazem parte do DAS, mas não estão incluídos no perdão porque o ICMS é administrado pelos estados; e o ISS, pelos municípios.

O MEI deve pedir?

Não. A Receita Federal fará o cancelamento de ofício, ou seja, por iniciativa própria, sem necessidade de requerimento do MEI.

A regra também vale para dívidas que já estejam parceladas ou em cobrança.

No caso dos parcelamentos:

Se incluírem apenas contribuições previdenciárias abrangidas pelo perdão, serão encerrados automaticamente;
Se reunirem também débitos de ICMS, ISS ou outras obrigações, serão recalculados pela Receita;
Valores já pagos não serão devolvidos.

Como manter o benefício?

Quem permanecer como MEI deverá pagar em dia os DAS de janeiro a junho de 2027.

Se deixar de cumprir essa condição, o perdão será cancelado e as dívidas voltarão a ser cobradas.

A exigência não se aplica a quem já encerrou o registro de MEI ou deixou de se enquadrar nessa categoria.

O contribuinte que estiver discutindo essas dívidas na Justiça precisará desistir da ação e apresentar requerimento para conseguir o cancelamento dos débitos.

Declaração obrigatória

Mesmo com o perdão das contribuições, continua sendo obrigatória a entrega da Declaração Anual do Simples Nacional do MEI (DASN-Simei), inclusive de anos anteriores.

As contribuições previdenciárias declaradas referentes aos meses abrangidos pela remissão não serão cobradas.

Aposentadoria e consulta

A Receita Federal informou que enviará ao INSS a relação das dívidas perdoadas. Com essas informações, o instituto poderá analisar a contagem dos meses correspondentes como tempo de contribuição para fins previdenciários.

O MEI pode consultar sua situação fiscal pelos seguintes canais:

Portal e-CAC : consulta de débitos administrados pela Receita Federal;
Portal Regularize : consulta de dívidas inscritas na Dívida Ativa da União, administradas pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

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